La comunicación en la empresa. Estilos y habilidades de comunicación que facilitan el intercambio de información (III)

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 Al margen de estos tres tipos de comunicación previstos desde la propia organización, existen, especialmente en la dimensión horizontal, otros tipos de comunicación que surgen por la propia iniciativa de los miembros y que presentan un carácter informal. Dicha comunicación “informal” puede presentar algunas ventajas sobre la formal:

1.- Es una forma de expresión espontánea que puede resultar más satisfactoria para los miembros que la emplean.

2.- En segundo lugar, supone mayor agilidad y rapidez y, por último, proporciona gran cantidad de información al incorporar, no sólo contenidos racionales, sino también sentimientos, actitudes y valores de los miembros. Ahora bien, en cuanto a su eficacia, conviene tener en cuenta que la comunicación informal está influenciada por una serie de factores como la proximidad, la atracción mutua, la semejanza de valores u otras características como la clase social.

Aunque se ha insistido en la necesidad de facilitar las comunicaciones como medio para mejorar la eficacia en las organizaciones laborales e incrementar la satisfacción de los trabajadores, tal estrategia no se puede contemplar como una panacea para solucionar todos los problemas, es más, una de las funciones de la estructura organizacional es restringir los flujos de comunicación para así evitar la sobrecarga de la misma y los efectos negativos que ésta conlleva. Tales efectos consisten básicamente en:

1.- La dispersión en cuanto a la posibilidad de seleccionar la información relevante para el desempeño del puesto ocupado.

2.- Un incremento en el número de errores producidos en la transmisión de la información o en el proceso de asimilación del contenido del mensaje.  En este sentido, cabe mencionar que es posible mantener o restablecer la exactitud de los mensajes a través de algunos mecanismos. Como ejemplo, citaremos tres de ellos:

 2.1.- La redundancia o repetición de un mensaje en forma diferente por uno o distintos canales o en momentos diferentes. Por ejemplo, ante la oferta de un curso de idiomas subvencionado por la empresa, sería oportuno no sólo depositar una notificación en el casillero de cada trabajador, sino también encargar a los supervisores o directivos de los diferentes departamentos que lo comuniquen a sus subordinados e, incluso, anunciarlo mediante carteles colocados en las diferentes entradas o en la cafetería.

2.2.- La verificación, es decir, la comprobación del grado de exactitud a través de la comparación de la información recibida por varios canales. Por ejemplo, si se envía un e-mail a los representantes sindicales de distintos departamentos para convocarlos a una reunión, sería conveniente asegurarse, no sólo de que lo han recibido sino también de que lo han leído, preguntando al respecto.

2.3.- Salvar conductos, una estrategia dirigida a eliminar intermediarios en el proceso de transmisión de la información para incrementar su exactitud y rapidez, caso, por ejemplo, de la utilización de buzones de sugerencias.

 

José Ramón Moreno Miranda

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